Och så kom dagen…

…när vi tryckte på knappen och lanserade!

Igår, 25 november, var vi så pass färdiga med nya webben att det var dags att sjösätta den. 10 månader efter vi började, och ca 1000 sidor senare har vi nu en webb som är tillgänglig och responsiv. Modern, med ny design och en ny struktur.

Här kan du läsa mer om vad som är nytt med vår nya webbplats.

Vår ambition har varit att bygga en webbplats som ger service och i vårt arbete har vi haft ledstjärnorna Värme, Värdskap och Förtroende. Vi hoppas att den kommer göra sitt jobb, och vi kommer fortsätta jobba för att ständigt förbättra den.

Intensiv höst med puff-fokus

Det blev ett längre uppehåll i informationen här på bloggen än vad jag tänkt.
Och anledningen är såklart tiden.

Sedan vi kom tillbaka från sommarsemestrarna har vi jobbat intensivt tillsammans med vår leverantör för att implementera designen som beslutades strax innan semestrarna.
Vi jobbar också hårt med innehållsarbetet. Parallellt med texter till alla informationssidor tittar vi mycket på vad vi kan lyfta upp via puffar, dels på startsidan och på understartsidorna.
Puffarna kommer att ha fler syften och effekter.
Ett syfte är att hjälpa besökaren att hitta innehåll som både kan vara intressant just nu och sådant som många söker efter. Så få klick som möjligt är ju alltid målet (även om inte allt kan vara ett klick bort) och puffarna bidrar till färre klick.
Ett annat syfte är att profilera kommunen genom att lyfta upp bra exempel, besöksmål, bra tjänster som exempel.
Ännu ett syfte är att effektivisera hanteringen av information. Lyfter vi fram sådant som många ringer och frågar om kan tid frigöras och användas till kvalitetshöjande arbete.

Nedan ser du ungefär hur det kommer att se ut. För respektive undersida kommer vi ha tillgång till som mest fyra puffar med bild och fyra puffar med bara text och färgplatta.

Vad skulle du vilja hitta snabbt och enkelt?

 

 

 

Vi har ett designförslag!

Nu har vi haft de första designmötena och fått de första designförslagen presenterade för oss.
Här ser du det förslag som vi vill jobba vidare med.

 

Just nu sitter vi med detaljer på designen, men helheten känner vi oss väldigt nöjda med. Vad tycker du? Kanske har du en åsikt eller infallsvinkel som vi inte tänkt på. Dela gärna med dig av den!

Designprocessen är påbörjad

Vi har nu skrivit avtal med Limepark som ska bygga vår nya webbplats.
Och idag hade vi uppstartsmöte med designern. Deadline för ett första designförslag för startsidan är satt till 10 juni och det ska bli oerhört kul och spännande att se hur de har tolkat vår kravspecifikation.

Vi har valt att jobba lite annorlunda än vad man brukar göra i sådana här projekt .
En aspekt är en slimmad budget, en annan är en tajt tidplan. Läs mer om det här.

Vi har t.e.x inte levererat en konceptmodell/konceptskiss till leverantören utan de kommer att få ganska fria händer att tolka det vi har med i kravspecifikationen.
Inom givna ramar givetvis. Så som vår grafiska profil och ledorden stilren, enkel och ljus.

Värme, värdskap och förtroende är de värdeord som webbplatsen ska genomsyras av och förmedla. Och efter den 10:e juni kan vi visa upp förslaget här på bloggen.

Inom de närmaste dagarna får vi dessutom grundwebben levererad. En slimmad SiteVision-installation som gör att vi direkt kan sätta igång med det digra arbetet att flytta in och skapa ny information för den nya webbplatsen.

Det känns verkligen som – nu kör vi!

Förvaltningsorganisation för webben

I projektet att ta fram och införa en ny webb ingår också framtagandet av en förvaltningsorganisation för att hålla webben aktuell och levande, både tekniskt och innehållsmässigt.

Den här bilden illustrerar hur förvaltningen hänger ihop  med traditionell linjeverksamhet:
Verksamheten med utsedda redaktörer, webbstrateg och systemägare behöver jobba med innehåll, behörigheter och planer för förvaltningsobjektet, i tätt samarbete med IT som behöver jobba med t.ex. drift och utveckling av webbservrar.

I det förslag som har arbetats fram för den verksamhetsnära förvaltningen har vi utgått från att det är en framgångsfaktor att vi har färre som uppdaterar ofta, än många som uppdaterar sällan.
Genom att vi centraliserar hanteringen av webbinformationen i CMS-verktyget så mycket som möjligt behöver betydligt färre hållas igång kompetensmässigt i verktyget, bildhantering, sökmotoroptimering osv än om vi skulle ha en redaktörer för varje informationsdel på webben som själva lägger ut ”sin” information.
Vi kommer alltså inte att ha redaktörer ute i verksamheten på traditionellt vis (förutom skolan i dagsläget som har ett upparbetat arbetssätt).

Vi väljer istället att utse informationsansvariga som kommer att ansvara för att innehållet är korrekt på respektive informationssida och hjälpa till att ”söka upp” nyheter inom det egna informationsområdet.
Vi har grupperat informationsansvariga i 6 olika grupper som kommer att träffas gruppvis och prata webb med centralredaktionen. Förhoppningsvis kan vi få samordningseffekter genom dessa träffar då t.ex. information och vad som händer ofta rör fler verksamheter.
Förutom centralredaktionen kommer vi att ha en redaktör utsedd per informationsgrupp, som framförallt kommer att lägga ut protokoll, möteskallelser osv och hoppa in i centralredaktionen vid t.ex. semester. Dessa redaktörer är redan idag användare av CMS-systemet och jobbar som redaktörer på intranätet.

Så här ser våra grupper ut:

Process för informationsarbetet i webbprojektet

Utlovade i senaste inlägget att jag skulle beskriva hur vi valt att jobba med informationshanteringen i webbprojeket.
Det är en hel del parametrar som vi måste ta hänsyn till när vi ska jobba med överflytt och skapande av nytt material och en process för det. Viktiga faktorer för oss är att det fungerar så effektivt som möjligt med minimerat dubbelarbete.
Det är också viktigt att vi kvalitetshöjer de befintliga texterna. De ska vara aktuella, inte för långa och begripliga. Så att ”bara” flytta över och sedan lägga krutet på att skapa nytt innehåll där vi saknar duger alltså inte.

För att få kedjan att fungera och inte slå stopp någonstans, eller riskera att hamna i dubbelarbete för att vi gjort saker i fel ordning, har vi tittat på vad som har beroenden till varandra.
T.ex. att redaktörerna får gå en skriva-för-webben utbildning innan vi kommit till steget ”Förbättra gammalt innehåll”. Och, vi har landat i följande process:

Just nu är vi på steg  4. Och steg 5 – utbildning – är inbokat. I mitten på maj hoppas vi kunna påbörja steg 6, att utföra överflytt av befintliga innehållet till nya systemet och i slutet på maj går utsedda redaktörer på steg 1 i utbildningen.

(En likande process har Pontus beskrivit, tipstack för det!)

Aktivitetsplaner och stycka elefanten

Sedan senaste uppdateringen har vi jobbat intensivt med stort och smått, högt och lågt. Mycket har handlat om att få överblick, koll på vem som behöver göra vad och vi vilken ordning för att lanseringsdatumet ska ha en chans att hålla.

Det är nu spikat och planerad lansering är satt till 1 november i år.

En aktivitetsplan är framtagen för projektet och innefattar allt från bildhantering och fotografering till process för informationsöverflytt och skapande av nytt material.

Kravspec-arbetet är i sin slutfas och imorgon har vi vårt första möte med FunkaNu som kommer att hjälpa oss med bland annat delar av det arbetet.

Dialoger genomförs just nu med alla verksamheter där vi går igenom vem som ansvarar för vilken information och hur nya webben ska fungera.

Under april kommer vi gå igenom formalia och skriva avtal med leverantör för ”kodarbetet” i SiteVision.

Nästa grej vi kommer sätta tänderna i är ett förslag på förvaltningsorganisation för nya webben, något som inte funnits formaliserat eller i någon större utsträckning tidigare.
Här ska framgå vilka funktioner som behövs för att sköta webben, vem som ska göra vad och hur många/vilka nivåer vi ska ha på redaktörer för webben.

I projektet ingår dessutom att ta fram ett bildarkivverktyg, inventera bildbehovet och boka in fotograf för att ta de bilder vi saknar. Bilder som ska användas både på webben i i tryckt material framöver.

Slutligen, processen för informationsöverföringen och införande av nytt material är spikad. Ett digert och tidsödande arbete som vi vill få att fungera så effektivt och smidigt som möjligt med minimerat dubbelarbete. I nästa inlägg återkommer jag till hur vi kommer jobba med det.

60 st webbstrateger och webbmasters…

..sitter sedan igår på en träff för att ta del av forskning och tester kring bland annat responsiv design och tillgänglighet på webben. Allt med avstamp i utmaningarna och förutsättningarna för kommunala webbplatser. Dessa webbplatser har väldigt mycket information, djupa menyer och väldigt varierad information.
Hur presenterar vi allt som måste finnas där på ett smakligt, begripligt, tillgängligt och effektivt sätt?
Och – hur gör vi det så det fungerar bra på en läsplatta eller i mobilen?
Utan tvekan är det en högst aktuell fråga. Mobilsurfen ökar som bekant lavinartat och man har pratat om ”Mobile first” ett tag. Nu måste vi börja ta hänsyn till ”Mobile only”. Dvs – många surfar enbart från en mobil eller en surfplatta och aldrig från en dator idag. Har du inte råd med både en dator och en smart telefon väljer de flesta bort en vanlig dator.
Detta måste vi ta hänsyn till när vi utvecklar nya webbplatser idag. (Och självklart även när vi utvecklar etjänster!)

Annat vi måste ta hänsyn till som inte har ett dugg med teknik att göra är vad för begrepp och vilken indelning av information som är begriplig för  besökare på webbplatsen. Bl a har ca 300 st föräldrar i Knivsta bidragit till att ta fram en informationsstruktur för förskolor och grundskolor. Resultatet av det arbetet får alla kommuner som deltar i Funkas kommunnätverk ta del av.

Slutligen – något vi ständigt måste påminna oss om för att skapa en så bra webbplats som möjligt för våra medborgare/besökare/företagare är:
Webben är inte till för kommunanställda.
Därför kan vi inte använda interna begrepp som inte är allmänt kända eller använda ute i samhället. Vi kan heller inte dela in informationen utefter hur vi internt är organiserade och vilken del av verksamheten som ansvarar för vad. Det är inte allmänt känt vem som ansvarar för vad, och vad händer när vi omorgansierar oss eller döper om verksamheter? Webben måste byggas om.

Lägga krutet där det behövs

Vi, precis som alla andra, har begränsat med tid och begränsat med resurser.
Kanske i än större utsträckning än många andra kommuner eftersom vi är en liten kommun.
Då är det extra viktigt att använda de medel vi har på ett effektivt sätt – utan
att kvaliteten blir lidande!

En av lösningarna för att jobba effektivt, både tids- och resursmässigt, är att ta del av mångårigt utvecklingsarbete kring kommunwebbar.
Därför har vi gått med i Funkas kommunnätverk.
Det innebär bland annat att vi får ta del av den s.k. Funkaboda-strukturen. En innehållstruktur för kommunala webbplatser som togs fram 2008 och sedan dess har utvecklats och testats av runt 1800 testpersoner.

Allt från begripliga begrepp för besökaren till var ett innehåll bäst passar in i strukturen har stötts och blötts under dessa år.

Detta innebär att vi sparar flera 100 utvecklings- och workshoptimmar och vet att vi får en struktur som är vältestad och gångbar.

Att vi väljer att använda denna struktur innebär inte på  något sätt att vi kommer att ha samma utseende, färger och känsla som alla andra kommunwebbplatser.
Design av webbplatsen är en helt annan historia – och den historian kommer vi att skapa själva – med god hjälp av leverantörer som kan sin sak!

Verkstad i webbfabriken

Nu är arbetet med det nya webbprojektet i full gång. Just nu jobbar vi intensivt med projektplanen där tidplan, budget, projektorganisation med fokusgrupper/arbetsgrupper osv ska sättas.

För att få koll på vilka resurser vi har och behöver samt vad som ska göras och i vilken omfattning mappar vi upp med postit-lappar inom de olika områdena.
Webbprojektet ska ta fram;
– Informationsstruktur
– Konceptskisser
– Designskisser
– Nya SiteVision-mallar (vi har SiteVision som CMS redan idag på bl.a. intranätet)
– Nya funktioner (kartfunktioner, lyssnafunktion osv.)
– Förslag till förvaltningsorganisation för nya webben

Vi kommer att jobba både med interna och externa fokus- och arbetsgrupper.
Är du medborgare, företagare, mediarepresentant eller annan intressent som gärna skulle vilja vara med och bidra och påverka skapandet av den nya webben?
Lägg gärna en kommentar eller skicka mig ett mail på catharina.ostlund (a) alvkarleby.se.
I vilken form, omfattning och när i tid återkommer jag  till när vi har satt projektplanen och tidplanen. Men anmäl gärna ditt intresse redan nu (det är helt förutsättningslöst och inte bindande på något sätt)!